Когда компания решает обновить офисную мебель, больше всего беспокоит обычно не сама мебель, а процесс. Закрыть офис на несколько дней нельзя, встречи с клиентами продолжаются, сотрудники не могут остаться без компьютеров. Хорошая новость в том, что при грамотно спланированном поэтапном монтаже офис может продолжать работу. Для этого сам монтаж нужно продумать как отдельный проект — наравне с заказом мебели.
Разделите офис на зоны
Основа поэтапного монтажа — деление офиса на независимые зоны. Зоной может быть отдел, кабинет или часть открытого пространства. На каждом этапе меняется только одна зона, остальные работают в обычном режиме. Сотрудников из обновляемой зоны временно переводят в свободную переговорную, на пустые места в другой зоне или на удалённую работу.
Порядок этапов тоже важен. Логично начать с наименее критичной части офиса или той, которую можно временно освободить: первый этап одновременно проверяет процесс и показывает, сколько на самом деле занимают доставка, сборка и подключение техники. Ресепшен, кабинеты руководства и переговорные планируют так, чтобы работы не совпали с днями важных встреч.
Выбор времени
Если самые шумные и требующие места работы перенести на нерабочее время, сотрудникам будет спокойнее. Монтаж навесных шкафов и полок связан со сверлением, а демонтаж и вынос старой мебели занимает коридоры. О проведении таких работ в выходные или вечером нужно заранее договориться с монтажниками. Более тихие работы, например сборку столов и стульев, можно вести и в течение дня.
Учитывайте и правила управляющей компании здания. Во многих бизнес-центрах грузовым лифтом, зоной разгрузки и заносом крупногабаритных вещей можно пользоваться только в определённые часы и по предварительной заявке.
Доставка и старая мебель
Если привезти всю мебель в один день, офис превратится в склад. Поэтапная доставка эффективнее: мебель для каждой зоны привозят только в день её монтажа. Маркировка на коробках и деталях с указанием зоны и рабочего места заметно ускоряет сборку.
Судьбу старой мебели тоже нужно решить заранее. Если непонятно, куда её увезут, кто будет выносить и где она временно будет храниться, в день доставки новой мебели старые шкафы остаются в коридоре и перекрывают пути эвакуации. Эвакуационные пути и пожарные выходы должны оставаться свободными на протяжении всего процесса.
Координация с IT и кабелями
Монтаж офисной мебели тесно связан с IT и электрикой. Столы с кабель-каналами, встроенные в столешницу блоки розеток, шкафы для сервера и принтеров требуют работ с техникой до и после установки мебели. На каждом этапе полезна такая последовательность:
- IT-специалист отключает и маркирует компьютеры и телефоны;
- старую мебель выносят, новую устанавливают;
- кабели прокладывают по каналам столов и подключают к розеткам;
- технику возвращают на место и проверяют;
- на следующий день сотрудник выходит на готовое рабочее место.
Если расположение розеток и сетевых выходов не совпадает с планировкой новых столов, это нужно выявить ещё на этапе заказа мебели и завершить электромонтаж до начала сборки.
Информирование сотрудников
Успех поэтапного монтажа зависит от того, насколько сотрудники в курсе. Заранее сообщите каждой зоне дату монтажа, срок, до которого нужно собрать личные вещи, и где они будут работать временно. Коробки и наклейки для документов и личных вещей из ящиков помогут ничего не потерять. После монтажа полезно спросить сотрудников, что на рабочем месте неудобно.
Финальная проверка и регулировка
При сдаче каждой зоны проводят короткую проверку: высота и устойчивость столов, работа ящиков и дверей, ключи от замков, закрытые кабель-каналы. Мелкие регулировки, которые выявятся через неделю-две после того, как сотрудники обживутся, удобно собрать в один список и решить за один визит — это удобно и офису, и монтажной бригаде.
Zaferoglu Mebel бесплатно доставляет и собирает офисную мебель. Чтобы офис не останавливал работу, этапы и часы монтажа можно согласовать ещё при оформлении заказа.
