Ofis mebelini yeniləmək qərarı verildikdə ən böyük narahatlıq çox vaxt mebelin özü deyil, prosesdir. Şirkət bir neçə gün bağlana bilmir, müştərilərlə görüşlər davam edir, işçilər kompüterlərindən ayrıla bilmir. Yaxşı xəbər odur ki, düzgün planlaşdırılmış mərhələli quraşdırma ilə ofis işləməyə davam edə bilər. Bunun üçün mebel sifarişi ilə yanaşı quraşdırmanın özü də ayrıca layihə kimi düşünülməlidir.
Ofisi zonalara bölün
Mərhələli quraşdırmanın əsası ofisin bir-birindən asılı olmayan zonalara bölünməsidir. Zona şöbə, otaq və ya açıq ofisin bir hissəsi ola bilər. Hər mərhələdə yalnız bir zona dəyişdirilir, qalan zonalar isə adi rejimdə işləyir. İşçilər dəyişən zonadan müvəqqəti olaraq boş iclas otağına, digər zonanın boş iş yerlərinə və ya uzaqdan iş rejiminə keçirilir.
Mərhələlərin ardıcıllığı da düşünülməlidir. Əvvəlcə ofisin ən az vacib və ya müvəqqəti boşaldıla bilən hissəsi ilə başlamaq məntiqlidir, çünki ilk mərhələ həm də prosesin sınağıdır: çatdırılmanın, quraşdırmanın və texnikanın qoşulmasının real olaraq nə qədər vaxt apardığı burada aydınlaşır. Müştəri qəbulu yeri, rəhbərlik kabinetləri və iclas otaqları isə elə planlaşdırılır ki, vacib görüşlərin olduğu günlərə düşməsin.
Vaxt seçimi
Ən səs-küylü və yer tələb edən işləri iş saatlarından kənara keçirmək işçilərin narahatlığını azaldır. Divara bərkidilən şkafların və rəflərin quraşdırılması qazıma tələb edir, köhnə mebelin sökülüb çıxarılması isə dəhlizləri tutur. Bu işlərin həftəsonu və ya axşam saatlarında aparılması barədə quraşdırma ustaları ilə əvvəlcədən razılaşmaq lazımdır. Masa və stulların yığılması kimi sakit işlər isə iş günü ərzində də aparıla bilər.
Bina idarəsinin qaydalarını da nəzərə alın. Bir çox biznes mərkəzində yük liftindən istifadə, yükləmə-boşaltma sahəsi və böyük həcmli əşyaların gətirilməsi yalnız müəyyən saatlarda icazə verilir və əvvəlcədən sifariş tələb olunur.
Çatdırılma və köhnə mebel
Mebelin hamısını bir gündə gətirib ofisə yığmaq iş yerini anbara çevirir. Mərhələli çatdırılma daha səmərəlidir: hər zonanın mebeli yalnız həmin zonanın quraşdırma günündə gətirilir. Qutuların və hissələrin üzərində hansı zonaya və hansı iş yerinə aid olduğunu göstərən etiket olması quraşdırmanı xeyli sürətləndirir.
Köhnə mebelin taleyi də əvvəlcədən həll edilməlidir. Onun hara aparılacağı, kim tərəfindən çıxarılacağı və müvəqqəti harada saxlanılacağı bəlli olmadıqda, yeni mebel gətirildiyi gün köhnə şkaflar dəhlizdə qalır və təhlükəsizlik yolunu bağlayır. Evakuasiya yolları və yanğın çıxışları bütün proses boyunca açıq qalmalıdır.
Texnika və kabel koordinasiyası
Ofis mebelinin quraşdırılması IT və elektrik işləri ilə sıx bağlıdır. Kabel kanallı masalar, masaya quraşdırılmış rozetka blokları, server və printer şkafları mebel quraşdırılmazdan əvvəl və sonra texnika ilə bağlı addımlar tələb edir. Hər mərhələdə bu ardıcıllıq faydalıdır:
- IT mütəxəssisi kompüter və telefonları söküb işarələyir.
- Köhnə mebel çıxarılır, yeni mebel quraşdırılır.
- Kabellər masaların kanallarından keçirilir və rozetkalara qoşulur.
- Texnika yerinə qoyulur və yoxlanılır.
- İşçi ertəsi gün hazır iş yerinə qayıdır.
Rozetka və şəbəkə çıxışlarının yeri yeni masaların planına uyğun gəlmirsə, bu məsələ mebel sifarişi mərhələsində aşkar edilməli və elektrik işləri quraşdırmadan əvvəl bitməlidir.
İşçilərlə ünsiyyət
Mərhələli quraşdırmanın uğuru işçilərin məlumatlı olmasından asılıdır. Hər zonanın işçilərinə quraşdırma tarixini, şəxsi əşyaları nə vaxta qədər yığmaq lazım olduğunu, müvəqqəti harada işləyəcəklərini əvvəlcədən bildirin. Çekməcələrdəki sənədlər və şəxsi əşyalar üçün qutular və etiketlər paylamaq itkinin qarşısını alır. Quraşdırmadan sonra isə işçilərdən iş yerlərində nəyin rahat olmadığını soruşmaq faydalıdır.
Son yoxlama və tənzimləmə
Hər zona təhvil verildikdə qısa yoxlama aparılır: masaların hündürlüyü və sabitliyi, çekməcə və qapıların işləməsi, kilidlərin açarları, kabel kanallarının bağlanması. İşçilər yerləşdikdən bir-iki həftə sonra ortaya çıxan kiçik tənzimləmə ehtiyaclarını bir siyahıda toplayıb birdəfəlik həll etmək həm ofis, həm də quraşdırma komandası üçün rahatdır.
Zaferoğlu Mebel ofis mebelini pulsuz çatdırıb quraşdırır. Ofisin işini dayandırmamaq üçün quraşdırmanın hansı mərhələlərlə və hansı saatlarda aparılacağını sifariş verərkən razılaşdırmaq olar.
