Ofisdə hər sənəd eyni dərəcədə məxfi deyil. Kataloqlar və ümumi arayışlar açıq rəfdə dayana bilər, amma işçilərin şəxsi işləri, əmək haqqı cədvəlləri, müqavilələr və müştəri məlumatları hər kəsin əlinin çatdığı yerdə saxlanmamalıdır. Mebel təkbaşına məlumat təhlükəsizliyini təmin etmir, lakin düzgün seçilmiş kilid və şkaf planı təsadüfi girişin və diqqətsizliyin qarşısını alan ilk təbəqədir.
Əvvəlcə sənədləri qruplaşdırın
Kilidli mebel sifariş etməzdən əvvəl ofisdəki sənədləri məxfilik səviyyəsinə görə bölmək lazımdır:
- açıq — hamının istifadə etdiyi sənədlər, kataloqlar, arayış materialları;
- daxili — şöbəyə aid, amma ziyarətçilərin görməməli olduğu sənədlər;
- məxfi — kadr işləri, maliyyə, müqavilələr, şəxsi məlumatlar.
Bu bölgü şkafların sayını, yerini və kilid növünü müəyyən edir. Bütün şkaflara eyni güclü kilid qoymaq həm lazımsız xərcdir, həm də gündəlik işi yavaşladır.
Mebel kilidlərinin növləri
Ofis mebelində ən çox istifadə olunan kilid növləri bunlardır:
- Adi qapı və çekməcə kilidi. Silindrik açarla işləyir, bir qapını və ya çekməcəni bağlayır. Sadə və geniş yayılmış həlldir.
- Mərkəzi kilid. Tumbada bir açar bütün çekməcələri eyni anda bağlayır. İşçi masadan qalxanda bütün çekməcələri bir hərəkətlə qoruyur.
- Şaquli çubuqlu kilid. Hündür şkafın iki qapısını yuxarı və aşağı nöqtələrdən bağlayır, bu da qapının kənarından çəkilib açılmasını çətinləşdirir.
- Kodlu mexaniki kilid. Açar tələb etmir, kodu dəyişmək mümkündür. Növbəli istifadə olunan şkafçalar üçün rahatdır.
- Elektron kilid. Kart, kod və ya elektron açarla açılır; bəzi sistemlər açılma vaxtlarını qeydə alır.
Hər növün öz yeri var. Mebel kilidi seyf deyil: güclü fiziki müdaxiləyə qarşı yox, icazəsiz və təsadüfi açılmaya qarşı qorunma verir. Çox həssas sənədlər üçün xüsusi seyf və ya arxiv otağı ayrıca düşünülməlidir.
Açarların idarəsi
Kilidin etibarlılığı açarın kimdə olduğundan asılıdır. Praktikada ən çox problem kilidin özündə yox, açarların idarəsində yaranır: ehtiyat açar masanın üstündə qalır, işdən çıxan əməkdaş açarı qaytarmır, bütün şkafların açarı eynidir.
Bir neçə sadə qayda bu riskləri azaldır:
- məxfi şkafların açarları fərqli olmalı, ümumi açar yalnız məsul şəxsdə saxlanmalıdır;
- ehtiyat açarlar üçün ayrıca kilidli açar qutusu olmalıdır;
- kimə hansı açarın verildiyi sadə jurnalda qeyd olunmalıdır;
- açar itəndə kilidin silindrini dəyişmək imkanı olmalıdır — mebel sifariş edilərkən bunu soruşmaq faydalıdır.
Kodlu və elektron kilidlərdə açar problemi yoxdur, amma kodun vaxtaşırı dəyişdirilməsi və işdən çıxan əməkdaşın girişinin ləğv edilməsi eyni dərəcədə vacibdir.
Şkafın otaqda yeri
Kilid qədər şkafın harada dayandığı da önəmlidir. Məxfi sənəd şkafı qəbul zonasında, ziyarətçilərin keçdiyi dəhlizdə və ya iclas otağında olmamalıdır. Onun ən yaxşı yeri məsul əməkdaşın iş yerinin görmə sahəsində, girişdən uzaqda olan hissədir.
Şüşə qapılı şkaflar ofisə yüngül görünüş verir, lakin qovluqların adları çöldən oxunur. Daxili və məxfi sənədlər üçün dolu qapılar və ya matlaşdırılmış şüşə daha uyğundur. Açıq rəflərdə isə yalnız açıq qrup sənədlər saxlanılmalıdır.
Şkafın arxası və yanları da nəzərə alınmalıdır. Divara bitişik qoyulmuş və divara bərkidilmiş şkafı yerindən oynatmaq çətindir, arxa paneldən sənədə çatmaq imkanı isə aradan qalxır.
Gündəlik iş üçün rahatlıq
Həddindən artıq kilid gündəlik işi çətinləşdirirsə, əməkdaşlar qapıları açıq qoymağa başlayır və qorunma mənasını itirir. Ona görə tez-tez lazım olan sənədlər əl altında, kilidli olsa da asan açılan tumbada; nadir istifadə olunan arxiv isə daha ciddi kilidli hündür şkafda saxlanılır. Mərkəzi kilidli tumba iş gününün sonunda bütün çekməcələri bir hərəkətlə bağlamağa imkan verir və "təmiz masa" vərdişini dəstəkləyir.
Qısa yoxlama siyahısı: sənədlər məxfilik səviyyəsinə görə bölünüb; hər qrupun şkafı və kilidi müəyyən edilib; açarlar fərqlidir və qeydiyyatı aparılır; məxfi şkaf ziyarətçi zonasından uzaqdadır; kilid silindrinin dəyişdirilməsi mümkündür.
Ofis şkaflarını Zaferoğlu Mebel-ə sifariş edərkən hansı şkafın məxfi sənəd, hansının gündəlik qovluq saxlayacağını layihədə göstərmək hər biri üçün uyğun kilid növünü seçməyə imkan verir.
